Mejores prácticas de eMeeting

eMeeting
Los analistas de tecnología están de acuerdo en cuanto a que el eMeeting constituye la aplicación de WEBconferencia que deberá experimentar el mayor crecimiento en los próximos años. El juego es claro: llevar a cabo reuniones a distancia sin importar dónde ni cuando, con colegas, empleados, socios y aún con clientes y prospectos. Ya sea para acelerar el proceso de decisión, mejorar la colaboración o simplemente para informar y consultar, las ventajas son obvias. En realidad, el objeto es de obtener una mayor y mejor sinergia.

Preparación

Según el número de participantes, habrá que decidir si la voz se difundirá mediante una llamada telefónica normal o en audioconferencia. Para ello, ofrecemos un servicio de audioconferencia gratuito en el cual los participantes hacen una llamada de larga distancia usual con puntos de acceso en Europa y América así como en pasarela con Skype. La invitación en si misma, se transmite por correo electrónico o vía Skype, con la clave de acceso para acceder. La página WEB de la reunión se edita para mostrar la orden del día. Se ofrecen otras fuentes, bajo SERVICIO, principalmente para detectar la apertura de correo electrónico de invitación, asegurar el reenvío para aquéllos que no han confirmado su participación así como para convertir un archivo Excel en pizarrón interactivo. 

Desarrollo

Varias funcionalidades de Conferenceware pueden utilizarse para asegurar la eficacia de una eMeeting. Como es la presentación PowerPoint y el compartir pantalla, para desplegar documentos Word o Excel, por ejemplo. Así, varios animadores pueden intervenir bajo la dirección de un maestro de junta o presidente de asamblea y cada participante puede ser autorizado a escribir en un pizarrón interactivo o anotar comentarios en una presentación. El animador puede transmitir a los participantes una pantalla o una imagen o archivo cualquiera, como un reporte. Durante una junta, un participante puede levantar la mano virtualmente para intervenir públicamente o comunicarse en privado con el animador. Por último, una moción se puede someter a votación y los resultados pueden hacerse o no públicos, según la decisión del animador.  

Seguimiento

El reporte de una reunión indica no solamente los participantes sino también las respuestas que ellos han dado a cada pregunta hecha o a las votaciones efectuadas. Además, al grabar una reunión, dónde la voz y la imagen están sincronizadas, las personas ausentes podrán verla al obtener el hiperlazo y la clave de acceso para pasarlas nuevamente.