Secretariado virtual, sus beneficios y sus funciones

Los asistentes virtuales o recepcionistas virtuales ejercen la labor de desarrollo de servicios en beneficio de las empresas y personas necesitadas de servicios de gestión de llamadas, agenda y ..

Hay una gran confusión con el término asistentes virtuales ya que hay 2 tipos de definiciones utilizadas para este concepto pero desde hace tiempo se han popularizado las aplicaciones de atención al cliente computerizadas disponibles en páginas de Internet. Estas aplicaciones nos muestran una representación virtual de un ser humano al cual podemos hacer preguntas que vendrán contestadas con un enfoque de atención al cliente. Este tipo de representaciones han venido llamándose asistentes virtuales lo que genera confusión con otro concepto existente.

Nos referimos a los asistentes virtuales o recepcionistas virtuales que ejercen la labor de desarrollo de los servicios que nos ofrecen las empresas de secretariado virtual . Este tipo de asistentes virtuales no son representaciones computerizadas de seres vivos sino que son realmente personas que trabajan para nuestra empresa a través del outsourcing. En concreto la secretaria virtual es un tipo de servicio que ofrecen empresas de outsourcing a las organizaciones y autónomos. Estas empresas principalmente desarrollan dos tipos de servicios. Por un lado podemos ver la atencion de llamadas, que consiste en la recepción de las llamadas de la empresa y su correcta gestión (filtrado, contestación etc..). Por otro lado esta todo los relacionado con la gestion de agenda y el tratamiento de las citas y que engloba la organización de todas la reuniones y encuentros de diverso tipo a través de mecanismo que funcionan a tiempo real y que permiten que se tenga la sensación de trabajar con una secretaria “real”.

De esta forma la “virtualidad” de los asistentes pertenecientes a una empresa de telesecretariado surge de la no contigüidad física entre ellos y el cliente-empresa para el que gestionan las actividades. Sin embargo no debemos olvidarnos que aquí si que hablamos de personas de carne y hueso dedicadas a favorecer a la empresa que contrata sus servicios. Espero que está aclaración haya sido de utilidad.